وتغطي هذه المنظومة إدارة الشيكات محاسبيا ( من حيث تسجيل القيود ) وإداريا ( من حيث تحليل إجمالي المستحقات المالية ). وفيما يلي شرح موجز عن طريقة التعامل بالشيكات في برنامج البازار :

1-      إصدار أو استلام الشيكات :

عند قيام الشركة بإصدار أو استلام الشيكات، يجب أن يقوم المستخدم بالدخول إلى قائمة المحاسبة المالية – الشيكات المؤجلة – سند تحرير الشيكات. من خلال هذا السند يمكن للمسخدم إصدار شيكات ( قبض أو صرف ) بشكل فردي أو جماعي.

وكما هو معلوم يجب أن يكون هنالك حساب خاص بالشيكات المؤجلة ( وقد يسميها البعض "شيكات برسم التحصيل" ) يجب تحديده في أعلى السند كما يجب تحديد تاريخ إصدار الشيكات ونوعها ( قبض او صرف ) .

ثم نقوم بتسجيل تفاصيل الشيكات من حيث تسجيل المبلغ ثم اسم العميل ثم حساب البنك ( أو المصرف ) ثم رقم الشيك وتاريخ استحقاقه.

ويمكن تسجيل هذه التفاصيل بشكل يدوي أو من خلال الإصدار الجماعي ( في حال كانت الشيكات متسلسلة )

عند الحفظ ، يقوم البرنامج آليا بترحيل القيود اللازمة ( على حساب الشيكات المؤجلة ) وإصدار شيكات على حساب العميل.


ملاحظة :
في حال تكرار إصدار رقم الشيك لأكثر من مرة على نفس حساب البنك فإن البرنامج يقوم بتنبيه المسخدم عن وجود هذا التكرار قبل عملة الترحيل.

2-      تنفيذ الشيك:

عند القيام بتنفيذ الشيك، فإنه على المستخدم الدخول إلى قائمة المحاسبة المالية – الشيكات المؤجلة – تنفيذ الشيكات المؤجلة

عند الدخول إلى هذه النافذة فإن البرنامج يقوم بعرض نافذة لحصر الشيكات المعروضة لسهولة تنفيذها ( من حيث تخصيص اسم عميل معين أو حساب بنك معين أو ... )

ثم تظهر شاشة تحتوي على الشيكات المطلوبة، وهنا على المستخدم الوقوف على الشيك المطلوب تنفيذه، ومن ثم الضغط على مفتاح تنفيذ الشيك F3

فيقوم البرنامج آليا بفتح إشعار ( قبض أو صرف ) ، لتنفيذ الشيك المشار إليه وتسجيل القيود المالية المرتبطة به، ومن قم يقوم بتحويل وضع الشيك من معلق إلى منفذ ضمن جدول الشيكات.

3-      رفض الشيك:

أما في حال رفض البنك الشيك المعروض، فإنه على المستخدم الوقوف على الشيك ( ضمن جدول تنفيذ الشيكات ) والضغط على مفتاح رفض الشيك F9

فيقوم البرنامج تلقائيا فتح إشعار ( مدين او دائن ) لإعادة الاستحقاق المالي على العميل ( عكس قيد الشيك المؤجل ) ، ومن ثم تحويل وضع الشيك إلى مرفوض ضمن جدول الشيكات.

4-      تقارير الشيكات:

هنالك العديد من التقارير للشيكات المؤجلة وهي :

أ‌-     جدول الشيكات الؤجلة : يمكن من خلال هذا الجدول استعراض كافة الشيكات المعلقة ( وحتى المنفذة ) ضمن الشركة، بشكل مفصل أو إجمالي. كما يمكن من خلال هذا الجدول الرجوع إلى السندات التي تم من خلالها إصدار الشيكات المؤجلة او التي تم بموجبها تنفيذ الشيكات.

ب‌-    تفاصيل الاستحقاقات:  من خلال هذا الجدول تظهر التفاصيل الكاملة لاستحقاقات العملاء

ت‌-    الاستحقاقات الشهرية:  من خلال هذا الجدول تظهر الاستحقاقات الإجمالية لكل شهر على حدا

ث‌-    الاستحقاقات اليومية:  من خلال هذا الجدول تظهر الاستحقاقات الإجمالية لكل يوم خلال شهر محدد

فريق عمل بازار سوفت .....